Integritetspolicy

Personuppgiftsansvarig

Svedala Trade Center AB är personuppgiftsansvarig för den behandling som beskrivs i denna policy.

E-post: info@svedalatradecenter.se
Telefon: 040-370 960

Vilka personuppgifter vi behandlar

Vilka uppgifter vi behandlar beror på hur du använder webbplatsen och våra tjänster.

Kontakt, intresseanmälan och visningsförfrågan

När du kontaktar oss kan vi behandla:

• Namn.
• E-postadress.
• Telefonnummer.
• Företagsnamn.
• Vilken typ av kontor eller tjänst du är intresserad av.
• Önskad tid för visning.
• Meddelanden och annan information som du själv lämnar.
• Datum och tid för förfrågan.

Bokning av mötesrum

När du bokar ett mötesrum kan vi behandla:

• Namn och kontaktuppgifter.
• Företag och organisationsnummer.
• Kund- eller hyresgästtyp.
• Val av mötesrum, datum och tider.
• Antal deltagare.
• Beställningar av mat och fika.
• Meddelanden som lämnas i bokningen.
• Pris, betalningsstatus och faktureringsuppgifter.
• Bokningshistorik, ändringar och avbokningar.

Hyresgästportalen

När du får tillgång till hyresgästportalen kan vi behandla:

• För- och efternamn.
• E-postadress.
• Vilket företag du tillhör.
• Användarroll och behörighet.
• Kontots status och tidpunkt för aktivering.
• Inloggnings- och säkerhetsuppgifter.
• Bokningar och andra aktiviteter som utförs genom kontot.

Lösenord lagras inte av oss i läsbar form utan hanteras genom webbplatsens säkra autentiseringslösning.

Teknisk information och säkerhet

När webbplatsen och portalen används kan viss teknisk information behandlas, exempelvis:

• IP-adress.
• Typ av enhet och webbläsare.
• Datum och tid för besök och inloggning.
• Besökta sidor och tekniska händelser.
• Felmeddelanden och säkerhetsloggar.
• Information som behövs för att upptäcka missbruk eller obehörig åtkomst.

Felanmälan

Felanmälan i hyresgästportalen tillhandahålls genom ett inbäddat formulär från FastighetsTeamet Syd AB och deras systemleverantör Summera.

De uppgifter du lämnar, exempelvis namn, kontaktuppgifter, kontorsnummer och beskrivning av felet, skickas direkt till FastighetsTeamet för att ärendet ska kunna hanteras. Information om behandlingen i formuläret lämnas i anslutning till tjänsten.

Lämna inte känsliga personuppgifter eller mer information än vad som behövs för att beskriva felet.

Varför vi behandlar personuppgifter

Vi behandlar personuppgifter för att:

• Besvara frågor och meddelanden.
• Hantera intresse- och visningsförfrågningar.
• Administrera hyresförhållanden och kundrelationer.
• Skapa och administrera användarkonton.
• Tillhandahålla hyresgästportalen.
• Ta emot, bekräfta och administrera mötesrumsbokningar.
• Hantera beställningar av mat och fika.
• Beräkna priser och ta fram faktureringsunderlag.
• Skicka bekräftelser, påminnelser och andra nödvändiga meddelanden.
• Hantera felanmälningar.
• Uppfylla bokföringskrav och andra rättsliga skyldigheter.
• Upprätthålla webbplatsens säkerhet och förhindra missbruk.
• Förbättra webbplatsen genom samtyckesbaserad besöksstatistik.

Rättsliga grunder

Vi använder följande rättsliga grunder:

Avtal och åtgärder före avtal

Behandlingen är nödvändig för att hantera exempelvis bokningar, visningsförfrågningar, beställningar och andra åtgärder inför eller inom ramen för ett avtal.

Berättigat intresse

Vi har ett berättigat intresse av att:

• Besvara allmänna frågor.
• Administrera relationen med våra hyresgäster och kontaktpersoner.
• Tillhandahålla och förbättra våra tjänster.
• Skydda webbplatsen, portalen och våra system.
• Förebygga bedrägerier, spam och obehörig användning.

Vid behandling som bygger på berättigat intresse gör vi en bedömning av vårt behov i förhållande till din rätt till integritet.

Rättslig förpliktelse

Vissa uppgifter behandlas för att vi ska kunna följa lagkrav, exempelvis bokförings- och redovisningsregler.

Samtycke

Google Analytics och andra icke nödvändiga tekniker används endast när du aktivt har samtyckt genom webbplatsens cookieinställningar.

Du kan när som helst återkalla eller ändra ditt samtycke. Det påverkar inte lagligheten i den behandling som redan har skett.

Kakor och Google Analytics

Webbplatsen använder nödvändiga kakor och liknande lagring för bland annat inloggning, säkerhet, cookieinställningar och grundläggande funktioner.

Om du samtycker använder vi Google Analytics för att förstå hur webbplatsen används och för att förbättra innehåll och funktioner. Detta kan innebära behandling av teknisk information om din enhet, webbläsare och hur du använder webbplatsen.

Google Analytics aktiveras inte innan du har lämnat ditt samtycke.

Du kan läsa mer och ändra ditt val på sidan Kakor och cookieinställningar, som även finns länkad i sidfoten.

Cloudflare Turnstile

Vi använder Cloudflare Turnstile för att skydda publika formulär mot automatiserade inskick, spam och missbruk.

Tjänsten kan behandla teknisk information, exempelvis IP-adress, information om webbläsare och enhet samt hur besökaren interagerar med formuläret. Behandlingen sker med stöd av vårt berättigade intresse av att skydda webbplatsen och våra tjänster.

Mottagare av personuppgifter

Personuppgifter kan behandlas av leverantörer som hjälper oss med:

• Drift och hosting av webbplatsen.
• Databas och användarautentisering.
• E-post och systemmeddelanden.
• Besöksstatistik.
• Säkerhet och spamskydd.
• Boknings- och administrationsfunktioner.
• Felanmälan och fastighetsförvaltning.

Leverantörerna får endast behandla uppgifter enligt våra instruktioner och gällande avtal när de agerar som våra personuppgiftsbiträden.

Uppgifter kan även lämnas till exempelvis redovisningskonsulter, myndigheter eller andra mottagare när det krävs enligt lag eller är nödvändigt för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

Vi säljer inte dina personuppgifter.

Överföring utanför EU och EES

Vissa av våra tekniska leverantörer, exempelvis Google och Cloudflare, är internationella företag. Personuppgifter kan därför i vissa fall behandlas eller göras tillgängliga utanför EU och EES.

När en sådan överföring sker ska den baseras på en giltig överföringsmekanism, exempelvis beslut om adekvat skyddsnivå eller EU-kommissionens standardavtalsklausuler, tillsammans med andra skyddsåtgärder när det behövs.

Hur länge uppgifterna sparas

Vi sparar inte personuppgifter längre än vad som behövs för respektive ändamål.

Som utgångspunkt gäller följande:

• Kontakt-, intresse- och visningsförfrågningar som inte leder till ett avtal sparas normalt i högst 12 månader efter den senaste kontakten.
• Uppgifter om aktiva hyresgäster och portalanvändare sparas så länge hyresförhållandet eller behörigheten finns.
• Inaktuella användarkonton avaktiveras när vi får information om att åtkomsten ska upphöra. Uppgifterna raderas eller anonymiseras därefter när de inte längre behövs.
• Bokningsuppgifter sparas normalt i högst 24 månader efter genomfört eller avbokat möte, om de inte behöver sparas längre av ekonomiska eller rättsliga skäl.
• Uppgifter som utgör räkenskapsinformation sparas enligt bokföringslagens krav, normalt i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.
• Säkerhets- och tekniska loggar sparas endast så länge de behövs för felsökning, säkerhet och förebyggande av missbruk.
• Analysdata sparas enligt den lagringstid som anges i våra cookieinställningar och inställningarna för Google Analytics.
• Uppgifter i en felanmälan sparas enligt de lagringstider som gäller för FastighetsTeamets ärendehantering.

Uppgifter kan sparas längre om det krävs enligt lag eller för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

Varifrån uppgifterna kommer

Vi får normalt uppgifterna direkt från dig.

För portalanvändare kan namn, e-postadress, företag och behörighet även lämnas av en behörig kontaktperson eller administratör hos det företag där du arbetar.

Dina rättigheter

Beroende på omständigheterna har du rätt att:

• Få information om hur vi behandlar dina personuppgifter.
• Begära tillgång till de uppgifter vi behandlar om dig.
• Begära rättelse av felaktiga eller ofullständiga uppgifter.
• Begära att uppgifter raderas.
• Begära att behandlingen begränsas.
• Invända mot behandling som bygger på berättigat intresse.
• Återkalla ett samtycke.
• Få ut vissa uppgifter i ett strukturerat och maskinläsbart format.
• Lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten.

Rättigheterna är inte absoluta. Exempelvis kan vi behöva behålla vissa uppgifter för att uppfylla lagkrav eller hantera rättsliga anspråk.

Kontakta oss på info@svedalatradecenter.se om du vill utöva någon av dina rättigheter. Vi kan behöva bekräfta din identitet innan en begäran hanteras.

Du kan även läsa mer eller lämna klagomål hos Integritetsskyddsmyndigheten på www.imy.se.

Automatiserade beslut

Vi använder inte dina personuppgifter för automatiserat beslutsfattande eller profilering som medför rättsliga eller motsvarande betydande konsekvenser för dig.

Säkerhet

Vi använder tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda personuppgifterna mot obehörig åtkomst, förlust, förändring och spridning.

Åtkomsten begränsas till personer och leverantörer som behöver uppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter.

Ändringar i policyn

Vi kan uppdatera denna integritetspolicy om våra tjänster, arbetssätt eller rättsliga skyldigheter förändras. Den aktuella versionen finns alltid publicerad på webbplatsen. Datumet högst upp visar när policyn senast uppdaterades.